4 เทคนิค ช่วยให้การประชุมออนไลน์ Productive

4 เทคนิค ช่วยให้การประชุมออนไลน์ Productive

ในช่วงหยุดเชื้อเพื่อชาติและมหกรรม Work from home ปฏิเสธไม่ได้ว่าการ ‘ประชุมออนไลน์’ เป็นตัวช่วยสำคัญช่วยรันให้ระบบการทำงานยังคงดำเนินต่อไปได้ ทว่าการประชุมลักษณะนี้จำเป็นต้องมีการวางแผนเป็นอย่างดี

 

เราจะมีทิปส์อะไรช่วยจัดการประชุมทางไกลให้ได้ประสิทธิภาพ ไม่แพ้การประชุมแบบ face to face บ้าง ไปดูกัน

 

4 เทคนิค ช่วยให้การประชุมออนไลน์ Productive

 

Tip  1 : จัดให้มีผู้ควบคุมการประชุมทุกครั้ง

ในการประชุมออนไลน์จำเป็นต้องมีผู้ควบคุมและผู้อำนวยความสะดวก ซึ่งจะคอยคุมวาระการประชุม และจัดลำดับการสนทนาให้เป็นไปอย่างลื่นไหล เพื่อให้ทุกคนสื่อสารความต้องการออกมาได้ครบถ้วน และลดความวุ่นวายจากการแย่งกันสนทนา ฉะนั้นผู้ทำหน้าที่นี้จึงจำเป็นต้องมีทักษะในการใช้โปรแกรมประชุมออนไลน์นั้นๆ มาก่อน เพื่อจัดระเบียบการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

Tip 2 : กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วมเสมอ

ระบบการประชุมออนไลน์ที่รวมกลุ่มคนจำนวนมากเอาไว้ด้วยกัน เอื้อประโยชน์ให้บางคนแอบซ่อนตัวเงียบๆ  อยู่ใน meeting room โดยไม่ออกความเห็น ในขณะที่บางคนทำเนียนปิดไมค์เพื่อลักไก่ทำกิจกรรมอื่นๆ ไปด้วย ผู้นำการประชุมจึงต้องคอยเช็กเสมอว่าสมาชิกทุกคนยังคงฟังการประชุมอย่างพร้อมเพรียง ทั้งนี้อาจใช้วิธียิงคำถาม หรือถามความคิดเห็น เพื่อกระตุ้นให้สมาชิกตื่นตัวตลอดเวลา

 

Tip 3 : ฟังเสียงจากทุกคน

เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีใครถูกทิ้งไว้กลางทางในทุกๆ ครั้งที่มีการจัดการประชุมออนไลน์ ผู้ควบคุมการประชุมต้องตรวจสอบดูแน่ใจว่าสมาชิกทุกคนใน meeting room ได้พูดและแสดงความเห็นกันอย่างเท่าเทียม นอกจากนี้ยังต้องคอยเตือนเรื่องการเผลอเปิดไมค์จนเสียงจากสิ่งแวดล้อมรอบข้างดังมารบกวนผู้อื่นด้วย รวมถึงเตือนเรื่องการส่งสัญญาณและภาษากาย เพื่อขอคิวพูดตามลำดับ ป้องกันความสับสน

 

Tip 4 : เน้นสั้นแต่ได้ใจความ

ข้อดีของการประชุมออนไลน์คือ ทุกคนไม่รู้สึกกดดันจนเกินไป ไม่รู้สึกว่าถูกบังคับให้ต้องออกความเห็น โมเมนต์นี้หลายคนอาจมีความกล้าที่จะเสนอไอเดีย และวิจารณ์การทำงานมากขึ้น ผู้นำการประชุมควรใช้ข้อดีข้อนี้ให้เป็นประโยชน์ โดยเน้นจัดการประชุมให้กระชับ อย่าปล่อยให้ยืดเยื้อ เพราะสมาชิกในห้องประชุมอาจถูกสิ่งเร้ารอบตัวดึงความสนใจออกไปได้ตลอดเวลา

 

ที่มา www.fastcompany.com

บทความที่เกี่ยวข้อง
มองหาแง่งามจากการ Work from Home และสร้างระยะห่างทางสังคม

มาใช้เวลาช่วงที่ได้อยู่กับตัวเองมากขึ้นให้เป็นประโยชน์ด้วยการคิดทบทวนเรื่องต่างๆ ในชีวิต เพื่อเติมคุณค่าในตัวเองให้ตอบรับกับชีวิตวิถีใหม่กันดีกว่า

เช็กลิสต์ 12 คำถาม มองตัวเองเข้าใจ ไปได้ไกล เพื่อเป็นคนระดับ Top

ในช่วงเพิ่งเริ่มต้นปีใหม่แบบนี้ ชวนมองตัวเองให้ลึกซึ้งกว่าเดิม เพื่อค้นพบคำตอบของเส้นทางที่อยากจะเดิน ด้วย 12 คำถามสำหรับเช็กลิสต์ จะได้มองตัวเองอย่างเข้าใจ และก้าวไปได้ไกล เพื่อเป็นคนระดับ Top

10 QUOTES สร้างพลังส่งท้ายปีเก่า จาก 10 คนสำเร็จที่เป็นผู้ประกอบการรุ่นใหม่

10 QUOTES สร้างพลัง จาก 10 ผู้ประกอบการรุ่นใหม่ ซีอีโอ ที่มีเป้าหมายในชีวิตและไม่มีวันยอมทำสิ่งที่ผิดพลาดเหล่านี้ เพื่อเป็นกำลังใจส่งท้ายปีเก่า และพร้อมก้าวต่อไปในปีใหม่นี้